リファレンスチェックを効果的に行うには?主な質問内容と注意点

海外や外資系企業では一般的に行われている「リファレンスチェック」。
採用予定者の前職場の上司などと連絡を取り、勤務状況や人物像について確認を行います。
これにより、入社前に採用予定者についてより詳しく知ることができるのがリファレンスチェックのメリット。

今回は、そんなリファレンスチェックを効果的に行う方法や、注意点について解説します。

リファレンスチェックとは

リファレンスチェックとは、直訳すると「推薦状(身元保証書)の確認」。
つまり、求職者の身元に偽りがないかどうか、第三者に確認することを意味します。

基本的には、この第三者は求職者の前職場です。電話や書面、面接などで、採用予定者の前職での勤務状況・人物などについて問い合わせます。

外資系企業や外国ではポピュラーで、日本でも幹部採用などの場合を中心に実施する企業が増えています。

リファレンスチェックの目的

リファレンスチェックの目的は、採用予定者の面接での姿と、実際の人物像を擦り合せること。

当然、「前職場にそもそも在籍していない」「申告した経歴と大幅に違う」などの嘘が判明した応募者は採用できませんが、そうでない人も面接の場では良い面ばかりをアピールしてをしがちです。
これまでの業務内容や仕事ぶり・人柄を確認することで、早期離職などの採用リスクを防ぐことができます。

ミスマッチの予防

リファレンスチェックを行うと、採用担当者と実際に前職場で働く姿を知っているリファレンス先との間で、人物像の擦り合わせができます。

また、面接官が一人だと、どうしても求職者を主観で見てしまうため、リファレンスチェックを行うことで多角的な視点を得られます。
応募者の価値観や能力、人間関係の築き方などを客観的に知ることで、より適した配属先や入社後のフォロー方法を検討することも可能です。

このように、採用予定者をよく知ることで入社後のミスマッチを防ぎ、早期離職を予防することができるのです。

書類・面接で見られなかった面の確認

書類上の情報や面接の短時間では、求職者の人間性を全て把握することはできません。
さらに面接の場では、自分を偽って社風に合わせた姿を演じる求職者も多いです。

リファレンスチェックを実施して実際の求職者の姿を知ることで、本当に採用すべき人材かどうかや、自社で活躍できそうかどうかを判断することができます。

応募者が申告していない部分のチェック

応募者は休職歴や人間関係のトラブルなど、自分に不利になりそうな経歴を意図的に隠す可能性も。
また、日本ではあまりありませんが、外国人は履歴書や学歴証明書といった書類を偽造することも珍しくありません。中には、実在の教育機関の卒業証明書を偽造する業者も存在しています。

当然、経歴に嘘がある人材は採用できませんよね。リファレンスチェックを行うことで、そういった不誠実な人材を見抜ける可能性もあるのです。

リファレンスチェックの方法

それでは、リファレンスチェックはどのように行うのか、具体的な方法をご紹介いたします。

タイミングは内定の直前が多い

リファレンスチェックは、ほぼ採用が決まっている応募者に対して内定直前に行うことが多いです。
基本的には、採用予定者の最終確認や入社後の扱いを検討するために行うため、リファレンスチェックが合否に影響することは少ないです。

しかし、リファレンスチェックにより重大な経歴詐称などが判明した場合には、内定が取りやめになる可能性もあります。

やり方は2種類

リファレンスチェックのやり方は、大きく分けて2種類。
また、リファレンスチェックは自社の採用担当者などが行う場合と、専門のチェックサービスに外部委託する場合があります。

求職者側がリファレンス先を紹介

まず、求職者にリファレンス先を紹介してもらう方法が一つ目。
基本的には、前職場の上司2名に依頼することが多くなっています。

この方法であれば、確実に候補者はリファレンスチェックが行われることを把握しているので、後にトラブルに発展することは少ないです。

企業側がリファレンス先を探す

二つ目は、企業側が候補者のリファレンス先を探す方法です。
この方法であっても、候補者にはリファレンスチェックを行うことは必ず伝え、同意を得なければいけません。

その場合、在職中で転職することを隠していた候補者には、周囲に退職を伝える時間を与えるなど配慮が必要です。
候補者への確認をせず、勝手にリファレンス先に連絡を取ると、トラブルに発展する可能性もあるため注意しましょう。

リファレンスチェックの主な質問内容

それでは、リファレンスチェックで行う主な質問内容をご紹介していきます。

勤務状況

勤務状況については、採用予定者の申告に間違いがないかを質問します。
具体的な質問例は、以下の通り。

・採用予定者の勤務期間は、いつからいつまででしたか?
・休職期間はありませんでしたか? あった場合、その理由は?
・遅刻や欠勤は多くないですか?
・役職や職務内容は、申告通りで間違いありませんか?
・以前にどこかで勤務していたという話は聞いていませんか?

勤務態度やコミュニケーション

次に、勤務態度やコミュニケーションについての質問です。
これはリファレンス先となる人の主観も含まれるため、必ず複数人に同じ質問を行います。

・採用予定者とはどのような関係ですか?
・採用予定者は、ひと言でいうとどのような人物ですか?
・周囲とのコミュニケーションは良好でしたか?
・採用予定者の行動がつかめないことはありましたか?
・折り合いが悪い相手や、人間関係のトラブルはありませんでしたか?

働きぶり

働きぶりや能力についての質問も、複数人に対して同じ質問を行います。

・主な実績にはどのようなものがありますか?
・問題やトラブルが生じたときの対応力はありますか?
・リーダーシップを感じる人物ですか?
・個人、チームどちらで働くことに適していると思いますか?
・仕事の進め方は効率的ですか?
・同じプロジェクトのメンバーとして今後も一緒に働いていきたい人物ですか?

リファレンスチェックの注意点

最後に、リファレンスチェックを行う上で注意すべき点について解説します。

個人情報保護法違反に注意

リファレンスチェックは、正しく実施しないと違法になる危険性があります。
2005年に個人情報保護法が施行され、第三者に個人情報を提供する際は、「事前に本人の同意を得る」ことが必須になりました。

また、リファレンスチェックでは、とても個人的な質問も行います。
特に、休職歴や転職の理由には、病気や家庭の事情などプライバシー情報が含まれる可能性があるため、データの扱いには注意が必要です。
自社での実施に不安がある場合は、個人情報の扱いに関して専門知識がある、リファレンスチェックの専門サービスを利用するのも一つの方法です。

経歴詐称や懸念点があったら?

リファレンスチェックで経歴詐称や懸念点が見つかった場合、内定の取り消しを検討することになるでしょう。

ただし、内定を出した時点で労働契約が成立したと見なされるため、取り消しには「合理的な理由」が求められます。
何が合理的な理由と言えるかはケースバイケースになるため、候補者本人との話し合いで解決しない場合は法律の専門家による検討が必要となります。

まとめ

リファレンスチェックは、採用予定者の経歴や人物像について、前職場の上司や同僚に確認することです。
採用予定者の身元がより確かに保証されるほか、入社後のミスマッチを防いで早期退職リスクを低くすることができます。

ただし、リファレンスチェックには候補者の個人情報を用いるため、事前の承諾が必須です。
リファレンスチェックは個人情報の取り扱いに気をつけつつ、適切に行うようにしましょう。

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