リモートワークでのタスク管理はどうする?おすすめツールも紹介

リモートワークでは口頭でのコミュニケーションが頻繁できないため、タスク管理が課題になりがち。
タスク管理ツールは無料で導入できるものも多く、操作も簡単なので誰でも簡単に使い始められます。
タスク管理をすることで、責任の所在が明確になり、個人の目標も設定しやすくなるなど良いことずくめ。

今回は、リモートワークにおすすめのタスク管理ツールを、個人向け・グループ向けにそれぞれご紹介します。

タスク管理ツールでできること

まずは、タスク管理ツールを導入すると、リモートワークにどのように役立つのかを解説していきます。

基本的な機能

タスク管理ツールには様々なものがありますが、基本的にどのツールにも備わっているのは以下のような機能です。

・プロジェクト管理
・TODOリスト
・スケジュール管理(工数管理・チーム管理)
・問題点、課題の管理や洗い出し

リモートワークで活用するタスク管理ツールを選ぶ際には、これらの項目の見やすさや操作性、プラスアルファで必要となる機能などを軸として選ぶのがおすすめです。

エクセルよりもツールが良い理由

タスク管理はエクセルや類似ソフトで行うことも可能ですし、実際に利用している企業も多いです。

しかし、リモートワークにおいては、専用のタスク管理ツールを導入するのが断然おすすめです。
その理由について、以下の項目で詳しく解説していきます。

リモートワークでタスク管理ツールを導入するメリット

リモートワークでタスク管理ツールを導入するメリットは、以下の5つがあります。

・仕事の効率が上がる
・作業や連絡漏れを防げる
・進捗状況が可視化できる
・目的意識がはっきりする
・自分のペースで働ける

それぞれのメリットについて、詳しく見ていきましょう。

仕事の効率が上がる

タスク管理ツールを導入すると、自分がやるべき仕事やスケジュールなどが視覚的に確認できます。
やる事の優先順位がつけやすくなったり、うっかり放置してしまう仕事が減ったりなど、仕事の効率化に繋がるのが第一のメリットです。

作業や連絡漏れを防げる

タスク管理ツールを導入すれば、チームの誰にどんな仕事が割り振られているかが一目瞭然になり、作業や連絡漏れのリスクを避けることができます。

リモートワーク中、タスクの割り振りなどの指示はメールやチャットで行うことが多いです。
口頭での指示なら聞き逃すことは少ないですが、チャット等だと指示が流れてしまい、「伝えたつもりが伝わっていなかった」ということも起こり得ます。

進捗状況が可視化できる

タスク管理ツールなら、タスクの担当割り振りだけではなく、それぞれの仕事の進捗状況もわかります。

実際に同じ職場にいるなら「どのくらいできてる?」「〇〇までです」という会話は数秒で済みますが、リモートワークだとチーム全員に進捗を確認するのは大変ですよね。
作業者が随時進捗状況をアップデートすることで、管理者側の負担を減らすことにも繋がります。

目的意識がはっきりする

タスク管理ツールを導入すると、「次にやるべきこと」や「達成するべき数値やスケジュール」が明確になります。
はっきりとした目的意識を持って仕事に臨むことで、モチベーションがアップするという効果も。

また、現在抱えている仕事量やスケジュールが実現可能かどうかも見えやすくなり、できない場合は問題点の洗い出しもしやすくなります。

自分のペースで働ける

リモートワークは、出社して働くよりも時間の自由度が高いです。
そうなると自分を律せず、サボりがちになってしまう人も出てきますが、タスク管理ツールがあれば「やるべきこと」がはっきりします。

自分のペースを保ちつつも、こなすべき仕事をこなしていけるので、会社にとっても従業員にとってもプラスになるのです。

リモートワーク向けタスク管理ツールの選び方

それでは、リモートワークに導入するタスク管理ツールは、どのように選ぶべきなのか解説していきます。

搭載されている機能

一言でタスク管理ツールといっても、搭載されている機能は様々なものがあります。
基本的には、先に触れたように「プロジェクト管理」や「スケジュール管理」機能がメインになっていますが、その他の付帯機能は多種多様です。
不必要な機能がついていると、操作が無意味に複雑になったり、導入コストが嵩んだりといったデメリットに繋がります。

自社の仕事を管理するにはどんな機能が必要か、またタスク管理ツールを導入することでどのような結果を得たいのかを明確にしておくのが大切です。

導入費用・運用コスト

タスク管理ツールには、「無料」「一部無料」「有料(買い切り)」「有料(月額)」の4種類の料金形態があります。
当然、有料のものになれば幅広い機能が搭載されていますが、仕事の割り振りやスケジュール確認のみであれば、無料アプリで十分カバーできることも多いです。

タスク管理ツールを導入する際は、無料で使えそうなものがあるかどうかや、無料の範囲でどこまでできるのかを確認しておくのがおすすめです。

利用人数

タスク管理ツールは、同時に利用する人数も考慮して選びましょう。
個人でToDoリストなどをメインに利用する場合、当然ですが連携機能はあまり必要ありません。
逆に多人数で利用する場合には、情報共有や他のツールとの連携が充実していると大変便利です。

また、利用人数によって料金形態が異なるアプリもあります。

使いやすさ

最後に、当然ですがツールの使いやすさも重要です。
操作が複雑で「ツールにいちいち入力するより、覚えたり紙にメモしたりする方が早い」と思われてしまうと、システムの形骸化に繋がります。

誰もが直感的に操作でき、すぐに習慣として定着するものを導入するのがおすすめです。

リモートワークでのタスク管理におすすめなツール

それでは、個人向け・グループ向けに、おすすめのタスク管理ツールをご紹介していきます。
また、タスク管理ツールと合わせて使える便利なツールについてもお伝えします。

個人向けおすすめツール

個人でリモートワークに使うタスク管理ツールは、こちらの3つがおすすめです。

・Todoist
・Asana
・Evernote

Todoist

Todoist」は、スマホ・PC・タブレットと多彩なデバイスで使えるタスク管理ツール。
シンプルなデザインで直感的に操作できるほか、タグ付けや、業務の優先度を細分化して設定できるのが特徴です。

Zapier、IFTTT、Slackなど100以上のツールと連携でき、個人とチームの情報共有にも役立ちます。

Todoistの利用料金
基本:無料
プレミアム:338円/月
ビジネス:558円/月

Asana

Asana」は、プロジェクト単位でタスクを追加していけるタスク管理ツール。
社内で複数のプロジェクトに同時に関わっている人にぴったりです。

また、UIや操作性が追求されているので、初めてタスク管理ツールを使う方でもすぐに使い慣れることができます。

Asanaの利用料金
ベーシック:無料
プレミアム:1,200円/月
ビジネス:2,700円/月
エンタープライズ:要問い合わせ

Evernote

Evernote」は、様々な事柄をメモとして残し、管理することができるツール。タスク管理以外に、うっかりミス防止やアイデアメモとしても使えるのが特徴です。
Google DriveやSlack等と連携し、情報を共有することもできます。

Evernoteの利用料金
ベーシック:無料
プレミアム:600円/月
法人向け:1,200円/ユーザー/月

グループ向けおすすめツール

次に、グループでリモートワークにタスク管理ツールを導入するなら、こちらの3つがおすすめです。

・Trello
・Backlog
・Group Task

Trello

Trello」は、カンバン形式で全ての情報を付箋感覚で管理できるアプリ。
多数あるタスク管理ツールの中でも一番といっていいほどシンプルで、操作性が高いのが特徴です。

スマホ・PC・タブレットで使用でき、Evernote、github、Google Driveなど多彩なツールと連携できます。

Trelloの利用料金
基本:無料
ビジネスクラス:9.99ドル/月
エンタープライズ:20.83ドル/月

Blacklog

Backlog」は、タスク管理機能に加え、情報のグラフ化・分析機能が搭載されたツールです。
プロジェクトの進捗状況が一目瞭然になるので、チーム内で責任の所在がはっきりしないという事態を防ぐことができます。

他のツールのように無料プランはありませんが、30日間の無料期間があるため、まずは使い勝手を試してみるのもおすすめです。

Backlogの利用料金
スターター:2,000円/月
スタンダード:9,800円/月
プレミアム:16,800円/月
プラチナ:50,000円/月
エンタープライズ:150,000円/年

Group Task

Group Task」は、機能を絞って操作を簡略化しているのが特徴のグループ向けタスク管理ツール。
タスクを割り振って入力すると、自動でスタッフごとにtodoリストが作成されるため、とてもシンプルです。
使い方を習得する手間なく、すぐに導入できるのが魅力となっています。

Group Taskの利用料金
基本:無料
ライト:700円/ユーザー/月
スタンダード:1,500円/ユーザー/月
プレミアム:2,500円/ユーザー/月

タスク管理以外の便利なツール

タスク管理ツール以外には、コミュニケーションをスムーズにするチャットやビデオ会議、ファイル共有ツールがあるとリモートワークが便利になります。

それぞれ、利用者数が多いおすすめツールは以下の通り。

・チャット:Chatwork、Slack、Microsoft Teams など
・ビデオ会議:Google Hangout、Zoom、Skype など
・ファイル共有:Google Drive、Dropbox、Box など

リモートワーク用タスク管理ツール導入の流れ

タスク管理ツール導入の流れは、以下の通りです。

1.利用者がタスク管理ツールをインストール
2.アカウント登録・連携
3.プロジェクト・スケジュール登録
4.タスクの割り振り
5.タスク完了後、報告またはタスク削除

人気の高いタスク管理ツールはUIにこだわったものが多いので、詳しい知識はなくてもUI/UXが優れているため直感的に使えることがほとんどです。

まとめ

タスク管理ツールを導入することで、リモートワークのコミュニケーションや情報共有がかなりスムーズになります。

仕事の効率が上がる、連絡漏れが防げる、問題点の洗い出しにも役立つなど、基本的にはいいことだらけ。
無料で使えるツールも多いので、リモートワークをしている方はぜひ導入してみてください。

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