研修採用費はどこまで経費になる?よく使われる勘定科目と仕訳方法を解説

研修採用費とは、事業の帳簿付けを行うときに使う勘定科目の1つです。
その名の通り、従業員の研修などにかかった費用を指しますが、具体的にどんな費用が含まれるのかは会社によってルールが異なります。

今回は、研修採用費の概要や、研修採用に関連する勘定科目を解説。

具体的な仕訳方法も掲載しますので、ぜひ最後までお読みください。

研修採用費とは

研修採用費とは、従業員に業務上必要な技能や知識を習得させるために、講習会やセミナーに参加させるための費用のことです。

実際に講座などに出席するわけではなくても、通信教育の費用や、技能習得のために購入した書籍代なども研修採用費として認められます。

企業によっては「研修費」「採用教育費」などの勘定科目を研修採用費の代わりとして使っていることもあります。

研修採用費はどこまで経費になるか

それでは、経費にできる研修採用費とはどんなものかを解説していきます。

経費になるもの

経費にできる研修採用費は、業務に直接関係がある知識・技能を習得するためにかかった費用です。

例えば、以下のようなものは研修採用費として経費にできます。

  • セミナーの受講代、教材代
  • 資格取得費用
  • 研修会場への交通費
  • 研修目的の旅行代
  • 研修に伴う食事代

このほかにも、研修に伴う費用であれば経費として計上することができます。

ただし、研修採用費という勘定科目を使わず、それぞれが該当する勘定科目(研修会場への交通費→「旅費交通費」など)で代用することも可能です。

経費にならないもの

経費にならない採用研修費とは、上記とは逆で、業務に直接関係のないものです。

例えば簿記資格取得のためのセミナーなら、仕事に簿記資格が必要な経理担当者が受講すれば採用研修費にできますが、それ以外の従業員が受講しても採用研修費にはなりません

業務に関係ないものでも、従業員を補助・支援するための出費を経費にすることは可能ですが、採用研修費ではなく「福利厚生費」という勘定科目を使います。

研修採用費の上限は?

研修採用費には、上限金額がありません
事業に関係する研修にかかった費用は、いくらでも経費にすることができます。

また、物などを購入した際は10万円以上の出費は減価償却をしていきますが、研修採用費には減価償却は適用されません
どんなに高額であっても、支払ったその時に一括で経費にできます。
これは、従業員が身につけた知識や技術は、物品とは違って経年によって価値が減ることがないためです。

ただし、セミナーの受講期間が長期にわたる場合には、支払った金額を「前払金」として計上して、受講するごとに1月分ずつ経費として計上していきます。

研修採用費の勘定科目と仕訳方法

それでは、実際に帳簿付けを行うとき、研修採用費をどのように計上するのかを解説していきます。

ただし先にも触れましたが、研修採用費に含まれる費用には、別の勘定科目で代用できるものもあります。
どの範囲までを研修採用費とするかは、各社のルール次第です。

過去の財務状況と比較する時にわかりやすいよう、自社で仕訳のルールを決め、勘定科目を統一して使用し続けることが重要となります。

研修採用関連でよく使われる勘定科目

研修や採用に関わる費用でよく使われる勘定科目には、以下のものがあります。

研修費(教育訓練費・採用教育費)

研修費(教育訓練費・採用教育費)とは、セミナーの受講料など。
研修採用費の主となる部分です。

以下のような、業務に直接関係のあるセミナー参加にかかった費用が、研修費として計上できます。

  • 業務上必要な知識や技術を身に付けるための教育用機器の購入費用
  • 社外で開催されている有料セミナーや研修会、講習会への参加費用
  • 業務上必要となる資格で、一身専属性のない資格取得費用
  • その他、マナー研修、実務研修、WEB研修、簿記検定代など業務と関係のある費用

福利厚生費

業務に直接関係のない、自己啓発のためのセミナー受講料資格取得の補助費用は、福利厚生費となります。

また、スキルアップには関係なくても、従業員の慰労生活の補助のための出費はほとんどが福利厚生費です。

ただし、福利厚生費として計上する場合には、その制度を全社員が利用可能で、かつ常識の範囲内の金額である必要があります。

新聞図書費

従業員のスキルアップのために、セミナー受講ではなく書籍を購入した場合、新聞図書費という勘定科目を使います。

ちなみに、セミナーに伴って購入した教材代などは、研修費または新聞図書費のどちらにしても問題ありません。

自社でルールを定め、一貫した方法で経費に計上しましょう。

会議費

研修を行う際、講師に出したお茶代・お弁当代などは、会議費に計上します。
また、セミナーを実施するために場などを借りた場合、その費用も会議費です。

ちなみに、セミナーを受講した従業員の飲食費は、1人あたり5,000円までであれば交際費として計上することができます。

旅費交通費

遠方で開催されるセミナーに参加した場合や、研修が主目的の宿泊行事を行った場合、それにかかった交通費宿泊費用旅費交通費として計上します。

ただし、出張などの旅費交通費と、研修・採用にかかった旅費交通費を区別しておきたい場合などは、研修費に含めることもできます。

ルールの定め方は会社次第ですが、いずれの場合も「一貫して決まったルールで計上している」ことが重要です。

前払費用

前払費用は、長期にわたるセミナー受講料を先にまとめて支払った場合に使います。
「長期」の定義は特に決まっていませんが、受講期間が複数の月にまたがる場合には前払費用とすることが多いです。

いったん前払費用としたセミナー受講料は、実際に受講したタイミングで1ヶ月ごとに分割して研修費として計上していきます。

前払金を解消する前に決算期がくる場合、未受講のセミナー受講料に関しては債務が確定していないため、実際に受講した分までを経費として計算します。

雑費

めったに研修費が発生しない場合や、金額が少なく重要性が低いなど、改めて勘定科目を設けるまでもない場合、研修費にあたる経費を雑費として処理することもあります。

研修採用費は、全ての会社が必ず使っている勘定科目というわけではないので、雑費にしても問題はありません。

ただし、後から帳簿を見返した時に、ただ雑費にしておくと内訳がわかりにくいです。
仕訳をする際に、摘要に「セミナー費用」などと記載しておくとよいでしょう。

また、継続的に研修費が発生する予定がある場合は、やはり勘定科目を分けた方が便利です。

従業員が研修を受けた場合の仕訳例

最後に、従業員が研修を受けた場合の仕訳例を掲載します。
基本的には、借方に研修費、貸方に現金または預金という記載になります。

例えば、セミナー受講料として10,000円を現金で支払った場合、仕訳は以下のようになります。

  • 借方:研修費 10,000円
  • 貸方:現金 10,000円

また、長期にわたるセミナー受講料を最初に一括で支払った場合、先に「前払金」という形で処理して、受講するごとに分割で研修費をとして計上していきます。

例えば、10回分で10万円というセミナーがあった場合、以下のような仕訳になります。

支払い時
借方:前払金 100,000円
貸方:現金 100,000円
セミナー受講時
借方:研修費 10,000円
貸方:前払金 10,000円
…10回分受講するまで繰り返す

個人事業主の研修採用費

個人事業主も、基本的に企業と同じルールで研修採用費を経費にすることができます。
従業員のスキルアップだけではなく、事業主本人のスキルアップにかかった費用も、研修費や新聞図書費として計上が可能です。

ちなみに、現在の事業内容とは関係なくても、将来的な事業拡大のために受けたセミナーなども研修費にできます。

事業を始める際、開業前の勉強にかかった費用は、研修費ではなく「開業費」です。
開業費は、経費ではなく繰延資産となり節税効果が高いため、開業前にかかった費用についても領収書などをしっかり保存しておきましょう。

まとめ

研修採用費は、従業員のスキルアップのためにかかった費用のことを指す勘定科目です。

具体的な内容は会社によって異なるため、自社のルールを定めて仕訳していくことが重要となります。

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