WEB説明会のメリットとは?開催時のポイントと必要なものを解説

新型コロナウイルスの流行がきっかけで、WEB説明会を導入する企業が増えています。
WEB説明会は対面の説明会よりも実施の手間やコストが少なく、就活生側も幅広い企業の説明会に気軽に参加できるというメリットがあります。

しかし、WEB説明会ならではの課題や、デメリットもゼロではありません。
今回は、そんなWEB説明会のメリット・デメリットや実施方法、おすすめのツールについてご紹介します。

注目を集めるWEB説明会とは

WEB説明会とは、その名の通り説明会をオンラインで行うこと。
新型コロナウイルスの流行を受けて、多くの企業が導入し始めています。

WEB説明会とは?注目される背景

WEB説明会は、新型コロナウイルスの流行がきっかけで導入する企業が急増しました。
同時に大人数が接続可能なビデオチャットツール(zoomなど)を用いて、就活生や求職者に対して会社説明会を行うことです。

企業説明会は閉鎖された空間に人が密集するため、感染リスクが高いです。
しかし、企業の採用活動は年間計画が決まっているため、感染症の収束を待っていては大きな遅延が出てしまいます。
そこで、人が実際に集まることなく開催でき、さらに遠方や海外の就活生も参加しやすいシステムのWEB説明会が注目を集めているのです。

WEB説明会の種類

WEB説明会には、「録画配信型」「ライブ配信型」の2種類があります。
それぞれメリット・デメリットがありますので、説明会の目的に合わせて最適な方法を選びましょう。

録画配信型

録画配信型とは、あらかじめ録画・編集した映像を配信する方法のことです。

間違えてしまった部分、わかりにくくなった部分があってもカットややり直しができるので、より正確にわかりやすく会社の情報を伝えることができます。
また、タイムシフト機能があるツールを使えば、参加者はスマホやパソコンでいつでも見たいときに説明会の動画を見ることができます。

ただし、参加者の反応がリアルタイムで見られないので、反応に合わせて内容を変えたり、質問に答えたりすることはできません。
会社の業務内容やビジョンなど、普遍的でわかりやすく伝えたい事柄を説明するのに適しています。

ライブ配信型

ライブ配信型とは、リアルタイムで会社説明会を配信することです。
ライブ配信型の最大のメリットは、参加者との双方向コミュニケーションができること。
チャットやアンケートの質問受け付けや、ビデオで表情を確認して参加者の反応を見ることができます。

ライブ配信型のWEB説明会は、質疑応答を行なったり、参加者の意見を取り入れた説明会を行ったりしたい場合に適しています。

WEB説明会のメリット

それでは、WEB説明会のメリットを、開催者側・参加者側それぞれで見ていきましょう。

開催者側のメリット

開催者側のメリットは、まず開催にかかるコストと手間を抑えられること。

大規模な会社説明会を開こうと思うと、社外会場の予約、当日の誘導のためのスタッフ配備、来場方法の案内など、様々な業務やコストが必要です。
WEB説明会なら、広いスペースがなくても大人数が参加でき、実際に人が集まる必要もないため、それらの手間が必要なくなります。

また、海外や遠方の就活生も参加できるため、より幅広い人材と出会うことが可能。
留学生や、外国人の採用を考えている企業には、特に大きなメリットです。

参加者側のメリット

参加者側のメリットとしては、まず会場に行くための移動時間と交通費が節約できることです。
また、人気の企業だと、説明会の席数が足りず抽選になることもありますが、WEB説明会ならそんな心配もありません。

さらに、遠方の企業や、交通費をかけてまで参加する気持ちはなかった企業などの説明会にも気軽に参加でき、就職の視野が広がります。

WEB説明会のデメリット

WEB説明会には、メリットだけではなくデメリットも存在します。

開催者側のデメリット

開催者側のWEB説明会のデメリットは、実際に求職者に会うことができないことです。
人材確保の手法として、説明会で良さそうな就活生に声をかけ、アプローチすることもありますが、WEB説明会だとそれが不可能になります。
開催中、参加者の反応が見えづらいため、参加者の理解度に合わせたフォローや臨機応変な対応ができないというのもデメリットです。

また、システムの不備や接続環境によって、スムーズに配信できないリスクがあることもWEB説明会ならではのデメリットと言えるでしょう。

参加者側のデメリット

参加者側のデメリットは、開催者側と同じく、実際に人事担当者に会ったり、会社を訪問したりできないこと。
ビデオのみだと伝わる情報が限られますので、担当者の人柄や会社の雰囲気を感じにくくなります。

録画配信型の場合は質問もできないので、疑問点があっても、直接問い合わせない限りは解決できません。

WEB説明会開催に必要なもの

WEB説明会を開催するには、動画を配信するための機器とネット環境、そして動画を配信するためのツールが必要になります。

必要な機器

WEB説明会を配信するには、まずPC、カメラ、マイクを揃える必要があります。
古いカメラやマイクだと、音質や画質が悪い場合もあるので、必ず事前に配信テストをして適切かどうか確認しましょう。

また、安定して配信できるネット環境も必須です。
動画を安定して配信できる、十分な速さのWi-Fiや有線インターネットを用意しておきましょう。

おすすめツール

次に、WEB説明会の配信に使えるおすすめツールをご紹介します。

ビデオチャットといえばZoomが有名ですが、Zoomは就活用に開発されたツールではないため、後の選考にも繋げやすい就活関連の3つのツールをご紹介します。

マイナビTV

マイナビTV」は、就活サイトとして有名な「マイナビ」が運営しているWEB説明会システムです。
マイナビのサイトともスムーズに連携できるので、マイナビに求人を出している企業におすすめです。

マイナビに登録している求職者や学生は非常に多いので、多くのユーザーに説明会を見てもらえる可能性が高いのがマイナビTVのメリット。
また、サポートや地方企業へのフォローが手厚いため、就職サイトのサポートを受けながらWEB説明会を実施したいという会社に適しています。

HARUTAKA

HARUTAKA」は、企業からも学生からも高い人気を集めているWEB説明会・WEB面接ツールです。
簡単な登録のみで使えて、専用アプリやソフトをインストールする必要がなく、気軽に使用できるのが人気の理由となっています。
また、機能性がシンプルなので登録したてでも難なく使いこなすことができます。

さらに、応募者の情報や採用プロセスをデータで一括管理できる機能もあるため、WEB説明会だけではなく選考プロセス全体で利用することができます。

インタビューメーカー

インタビューメーカー」は、全国1,000社以上の導入実績を誇るクラウド型採用管理ツールです。
人事担当者目線の便利な機能が充実しているほか、導入先のフィードバックをもとに、さらに機能が強化されていることが人気の理由です。

採用スケジュールを自動で調整してくれたり、社内カレンダーとの同期がスムーズだったりと、とにかく使い勝手が良いです。
WEB説明会のみならず、採用活動全体で便利に使えるツールを導入したい企業におすすめです。

WEB説明会開催時のポイント

最後に、WEB説明会を解説するときのポイントについて解説していきます。

面接に繋げる工夫をする

WEB説明会は実際に顔を合わせるわけではないので、その場限りになりがちです。
アンケートなどを実施して参加者の情報を入手し、メールで選考のお知らせを送るなど面接に繋げる工夫をしましょう。

交通費などがかからず気楽に参加できる分、志望度の低い就活生が混じっている可能性も高いので、ここから志望度が高く、かつ大きな母集団を形成していくことが大切です。

参加・対話を意識する

WEB説明会であっても、欠席する場合には連絡を入れるように事前に周知しておくのがおすすめです。
WEB説明会なら無断欠席してもバレないと思い、登録したものの当日参加しない就活生がいることは十分考えられます。
当然、WEB説明会は参加人数が多いほど効果が高いので、「なんとなく」での不参加を防げるよう、欠席する場合の連絡方法を決めておきましょう。

また、開催側からは参加者の反応は見えにくいですが、服装や身だしなみはしっかり整え、いつもより丁寧な話し方で「対話」を心がけましょう。
WEB説明会は、対面よりも伝わる情報量が少ないため、服装の乱れやボソボソした話し方が予想以上のマイナスイメージを与えることがあります。

開催側の態度以外でも、適宜感想や質問を募集するなど、双方向型のコミュニケーションを設けるのが大切です。
参加者がカメラオフだと、周りの様子がわからず質問が出づらい場合もあるので、そういった時は「よくある質問」を挙げるなどの用意もしておきましょう。

まとめ

WEB説明会は、対面での説明会より準備の手間やコストが少なく、感染症リスクも抑えられます。
就活生側も、時間と費用をかけずに幅広い企業の説明会に参加できるなどメリットが多いため、今後も導入する企業は増えていくでしょう。

WEB説明会を実施するツールは、その後の選考に繋げることも考えて、就活に特化した機能が充実したものがおすすめです。

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