面接辞退する理由とは?辞退・ドタキャンを減らすためにできること

人事部門・採用担当者が何としても避けたいのは、選考途中の応募者の面接辞退やドタキャン。
面接辞退をされてしまうと、これまで行なってきた選考が全て水の泡になってしまいます。

今回は、求職者が面接を辞退する理由や、辞退を減らすための対策についてご紹介します。
また、応募者が外国人の場合の面接自体の理由と対策についても知っておきましょう。

求職者が面接を辞退する理由

選考中、求職者が面接を辞退する理由は人それぞれです。

まずは多くの人が挙げる辞退理由を知ることで、減らす方法・対策が見えてきます。

仕事内容・条件が希望と違った

面接や説明会で話をするうち、仕事内容や条件が希望と違うことに気づいて面接を辞退する人がいます。
限られたスペースの求人票で全てを説明するのは難しいので、これはある程度は仕方のないことと言えるでしょう。

また、入社後にミスマッチが理由で早期退職されてしまうよりは、面接途中で辞退してもらった方が良いという見方もあります。

企業の評判が良くなかった

選考がある程度進んでから、インターネットなどで企業のリサーチをする求職者もいます。
掲示板や会社の評価サイトにひどい書き込みがあれば、面接をドタキャンしたくなる気持ちも頷けますね。

会社側としては、根拠のない書き込みの削除申請や、そもそも悪い評判が出ないように労働環境を改善するなどの対策ができます。

他社から内定が出た

並行して複数の会社の選考を受けている求職者は、他社から先に内定が出たために辞退する場合もあります。
この場合の対策は、面接時に他社の選考状況を尋ねたり、なるべく選考フローをコンパクトにしたりすること。

特に、ポテンシャルの高い人材は他社から見ても魅力的なので、早めに確保するようにしましょう。

企業の対応が悪かった

面接時の対応の悪さが、次回の面接辞退の原因になってしまう場合もあります。

会社が面接で人材を見極めているのと同時に、求職者側も会社を見ているのを忘れてはいけません。
面接官の教育をはじめ、受付の対応、すれ違う社員の挨拶など、求職者への対応を周知して会社のイメージを維持しましょう。

面接・選考の連絡が遅かった

先にも触れましたが、他の会社と並行して選考を受けている求職者は多いです。
特に経済的に余裕がない場合、仕事内容や志望度よりも、早く働き始められるということを優先したい人も。

ですから、選考をスピーディーに行うのはとても大事です。
結果が決まったらすぐに連絡を入れるのはもちろん、連絡は期限を決め、必ず守るようにしましょう。

提示された日程が合わなかった

単純に、日程が合わないことが理由で面接を辞退する人もいます。

「会社の都合に合わせられない人はいらない」という極端な企業ならともかく、これは日程を調整し直せば済むことです。
面接の日程は一方的に指定するのではなく、求職者側の都合も聞きながら柔軟に対応しましょう。

面接辞退を減らすためにできること

それでは、具体的にどのようにすれば面接辞退を減らすことができるか解説していきます。
辞退して他社に流れてしまう場合は仕方がありませんが、人事の対応次第で防げることもいるのです。

応募へのお礼・日程調整メールを改善する

応募へのお礼や日程調整メールは、いわば求職者に対する最初の挨拶と同じです。
その内容が横柄だったり一方的だったりすると、「やっぱり行きたくない」と辞退されてしまいかねません。

また、応募者全員に同じ内容をコピペして送っている場合、機械的な対応だと感じて返信すらしてもらえないケースもあります。
求職者に送る最初のメールでは、丁寧な言葉遣いで「ぜひ会いたい」と思わせられる文面を心がけましょう。

また、エントリー内容に目を通し、相手の経歴などに触れたオリジナルの文章にするのも効果的です。

応募~面接の連絡方法を変える

選考中の連絡を、求職者が気軽にできるように考えるのも一つの方法です。
例えば、メールは開封されづらいのでLINEを活用したり、電話には気後れする人もいるので主にメッセージを使ったり、など。

仕事のことなので気軽になりすぎるのも問題ですが、「求職者の都合を考えてくれている」と好感を持つ人も多いです。

オンライン面接を導入する

オンライン面接を導入すれば、毎回の面接で会社に足を運んでもらう必要がないので日程の調整がしやすいです。
特に外国人や遠方からの求職者は、交通費も嵩んでしまうので喜ばれるでしょう。

ただし、全行程をオンライン面接で済ませてしまうと、実際に会ったときにイメージのギャップがある可能性があります。
特別な事情がない限り、一度は直接求職者と実際に顔を合わせるようにしましょう。

選考のスピードを上げる

選考のスピードを上げるのは、ポテンシャルの高い人材を確保するために有効です。
他社より早く選考を済ませて内定を出せれば、魅力的な人材を他社に横取りされることがありません。

また、早く働き始めたい求職者にとってもメリットになるので、選考フローはコンパクトにするに越したことはないのです。

連絡のタイミングを考慮する

連絡のタイミングも、意外に重要な要素です。
休日や深夜に電話をかけると、単に迷惑なだけではなく「深夜残業や休日出勤がある会社なのかも?」と思わせてしまいます。

また、応募者が前職場に在職中なら電話は昼休みにしたり、学生なら授業が無さそうな時間帯にしたりと、個々に合わせた配慮も必要です。

こまめに連絡をとる

面接と面接の間が空いたり、内定から入社まで時間があると、その間に他社の選考を受けたり、不安になって辞退してしまう人もいます。

確保したい応募者には、こまめに連絡を取るのが大事。
事前研修を行なったり、近況を尋ねたりしながら、「会社はあなたを必要としている」ということを伝えられるようにしましょう。

外国人人材の面接・採用辞退を減らすには

外国人の場合、日本人とは違う理由で面接を辞退してしまうこともあります。
外国人特有の辞退理由から、人事にできる対応を考えてみましょう。

丁寧にコミュニケーションをとる

日本で面接を受ける外国人は、言葉の壁に強い不安を感じています。
外国人採用の場合は、より面接を丁寧に行うように心がけましょう。

ゆっくりと聞き取りやすい言葉で話し、受け答えのしやすい雰囲気を作ると、日本語能力が十分でない外国人もリラックスして話すことができます。
「きちんと話を聞いてくれた」という安心感があることで、選考中や内定の辞退を減らすことができるでしょう。

選考にかかる時間・費用に配慮する

出身国にもよりますが、外国人は面接にかかる費用を応募者が負担するのは納得いかないという考えの人も。
また、留学生でアルバイトの時間が限られている人や、就職先が決まるまで就労ビザが下りず働けない人など、お金に余裕がない外国人もいます。

外国人の面接は費用を会社負担にしたり、なるべく採用フローをコンパクトにしたりすることで、辞退を防ぐことに繋がります。

自社の外国人社員と会ってもらう

外国人は、そもそも日本の会社で働くというイメージが持ちづらい場合も多いです。
社内にすでに外国人社員がいるなら、選考中や内定後にその社員と会ってもらいましょう。
同じ境遇の人の話を聞き、具体的な就労イメージが掴めることで不安がなくなり、辞退を防ぐことができます。

まとめ

有効求人倍率の上昇により、人材の確保に苦労している会社は多いです。
求職者にとっては売手市場なので、ちょっとしたことが原因で面接を辞退されてしまう可能性があります。
求職者には丁寧な対応を心がけ、面接辞退やドタキャンをなるべく減らせるようにしましょう。

外国人の場合、辞退理由の傾向が日本人とは違う場合もあるので、より丁寧なフォローが必要です。

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